כיצד לנקות את תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail (ביד)

מגיע זמן שבו די, בפשטות, מספיק. דחיתי את המשימה לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלי ב-Gmail במשך חודשים, אם לא שנים. אבל כשLifehacker אמר לי שאנחנו עומדים לערוך שבוע ניקיון אביבי, ידעתי שהגיע הזמן. ולא התכוונתי לבזבז שעות יקרות בניסיון למצוא אפליקציות או כלים שיבצעו את המשימה עבורי. הייתי צריך רון סוונסון תיבת הדואר הנכנס שלי - להפשיל שרוולים, לקפוץ פנימה ולנהל את הבלגן באופן ידני.

אנו מתייחסים ברצינות רבה לניקיון אביב בחברת Lifehacker. רחוק מאיתנו לתת להזדמנות לרענן, לארגן מחדש ולסדר את חיי ביתנו לחלוף על פנינו. אנחנו גם די נלהבים ללחוץ על כפתור האיפוס של השימוש בטכנולוגיה שלנו, להסתכל מקרוב על הכספים שלנו, ולתת את הכוח להרגלי היום-יום שקצת התעבשו. ברוך הבא ל שבוע ניקיון אביב , שבו אנו מנקים את קורי העכביש של החורף ומניחים את הבמה לימים שטופי שמש קדימה. בוא ננקה דברים, נכון?

הערכת תיבת הדואר הנכנס המבולגנת שלך

מכיוון שאתה (כנראה) משתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך כל יום, כנראה שיש לך מושג די טוב אילו סוגי דוא'ל אתה מקבל וממי, על בסיס קבוע. אתה יודע לאילו שרתים נרשמת, אילו הודעות אתה מקבל שנמצאות בעדיפות גבוהה יותר מאחרות (אולי אפילו יותר ממה שהאלגוריתמים של גוגל יכולים להבין), אילו הודעות דוא'ל שיווקיות אתה אוהב לקבל, ואילו הודעות דוא'ל רגילות מתנדנדות ב- קצה של דואר זבל כי נשלחים לך כל כך הרבה מהם לעתים קרובות כל כך.

לג'ימייל אין דרך מצוינת לראות במהירות אילו כתובות דוא'ל שולחות לך הכי הרבה דוא'ל - וגם אני לא מצאתי תוסף או טריק טוב לעשות את זה. אבל אתה לא באמת צריך פתרון מיוחד בשביל זה. אתה בטח כבר יודע. ואם לא, זה לא כל כך קשה לגלות.

לדוגמה, עיין במהירות בתיבת הדואר הנכנס שלך - קל יותר, אם אתה משתמש בתיבת הדואר הנכנס 'ברירת המחדל' של Gmail עם חמש כרטיסיות בחלק העליון - וראה אם ​​יש שולחים או נושאים שצצים יותר ממה שהם צריכים. אולי הבנק שלך יפיץ לך הודעה פעם ביום על חשבונות חדשים שאתה יכול לפתוח, בנוסף לאימייל ההתראות שאתה מקבל בכל פעם שאתה מעביר כסף בין חשבונות. אולי אתה קונה הרבה דברים באמזון. אולי פייסבוק מצלצלת אליך בכל פעם שמישהו שאתה מכיר עושה משהו. הקונצרט הזה שראית במקום הזה פעם? ייתכן שזה פתח לך ים של מיילים מהמקום (או Ticketmaster, או AXS וכו')

אתה יכול גם לקבל תחושה של מי מפוצץ את תיבת הדואר הנכנס שלך על ידי ביצוע כמה חיפושים פשוטים. אחד החיפושים הנפוצים ביותר שלי ב-Gmail הוא 'מאת:' ואחריו שם של חברה או חבר, או לפעמים כתובת דוא'ל. (טוב גם: 'from:[name] is:unread', כדי לראות באמת אם מישהו שולח לך הרבה דברים שאתה לא מסתכל עליהם.)

התחל לבטל את המנוי

כשאתה מתחיל להבין מי מפוצץ אותך בהמון דוא'ל - שסביר להניח שתמצא בכרטיסייה 'קידום מכירות' של Gmail, אם אתה משתמש בה - יש לך הזדמנות מצוינת לגרום לכל זה 'לנקות את תיבת הדואר הנכנס שלך'. תהליך קל הרבה יותר קדימה.

משוך הודעות דוא'ל מהשולחים הנלהבים יותר שלך, ואם אתה מגלה שאינך קורא הרבה מההודעות שלהם, חפש במייל אחר קישור לביטול הרשמה - בהנחה שזה קיים. אם אינך מוצא אחד, אל תהסס לדווח על ההודעות כדואר זבל. למרות שזה עשוי לקחת קצת זמן אם תקבל א מִגרָשׁ של דואר אלקטרוני, זו דרך מצוינת להתחיל לצמצם את הזרימה הזו לטפטוף.

תיבת הדואר הנכנס המוגדרת כברירת מחדל של גוגל מנסה אוטומטית לסנן הודעות שיווקיות מתיבת הדואר הנכנס הראשית שלך ללשונית קידום מכירות נפרדת, אבל זה גם מקל על השכוח מניהול הדואר שלך. אל תהיה 'מחוץ לטווח הראייה, מחוץ לראש' לגבי הדוא'ל שלך - אם שום דבר אחר, אתה מפסיד הודעות דוא'ל שיווקיות יקרות ערך שאתה לַעֲשׂוֹת אכפת לך כי אתה מוצף באלה שאתה אף פעם לא קורא.

תוויות: המפתחות לתיבת דואר נכנס מושלמת לתמונה

לקח לי נצח להתרגל למערכת התיוג של Gmail. כן אני יודע; הם בעיקרון תיקיות עבור האימייל שלך, רק לא, מכיוון שמשהו יכול להתקיים במספר תוויות (ובתיבת הדואר הנכנס שלך) בו-זמנית. כי הם תוויות. לֹא בֶּאֱמֶת תיקיות. אני מבין.

אני עדיין לא מסמן הודעות דוא'ל באופן ידני, גם על ידי גרירת תווית מהסרגל הצד השמאלי ביותר של Gmail על האימייל הרלוונטי, על ידי שימוש בלחצן התווית הנפתח (שנראה כמו תג מטען), או על ידי גרירת המייל עצמו לתוך התיקיה תווית-לא-במסך הראשי של Gmail. אני ממליץ לך לנסות כל אחת מהטכניקות האלה; הם לא בשבילי - לפחות, לא באופן ידני. עוד על זה עוד מעט.

• תתנגד לדחף ליצור מיליון תוויות

כששיחקתי עם תוויות, גיליתי שאני עושה לעצמי את החיים קשים יותר על ידי דיוק מדי. עבור חלק, זה עובד; ראיתי לעמיתים לעבודה יש ​​תיבת דואר נכנס מיוחדת של 'VIP' לכל חבר בצוות שלהם, לכל מנהל שיש להם, ולכל עמית סופר חשוב שהם עובדים איתו מבחינה פונקציונלית. כשאתה מקבל כמות אבסורדית של אימיילים בכל יום, אני מניח שזו דרך מצוינת לוודא שלעולם לא תפספס הודעה מאנשים חשובים - כזו ששווה לשקול עבור Gmail, אם אתה נוטה.

במקום זאת, אני משתמש בכמה תוויות כדי ללכוד נושאים חשובים שמעניינים אותי. לדוגמה, יש לי תווית 'אימייל יומי' עבור הודעות דוא'ל תכופות שאני מקבל צריך לדאוג ל. אני משתמש בתוויות המשנה 'חדשות' ו-'תיאטרון' בתוך 'אימייל יומי' כדי לעקוב אחר הודעות ועדכונים יומיים מגופי החדשות השונים שאני מנוי אליהם וכמה רשימות תיאטרון שאני נמצא בהן באזור שלי. (כל שרשרת מוגדרת לשלוח לי באופן אוטומטי תקציר אצווה של הודעות היום, או שכנראה יהיו לי תוויות משנה בודדות לכל אחת מהן.)

יש לי תווית 'פיננסים' פשוטה שבה אני משתמש לכל דבר שקשור לכסף, כולל עדכוני חשבון מהבנקים שלי, הודעות שיווקיות מהבנקים שלי, כל הודעות מחברות האשראי השונות שאוהבות להרביץ לי, והטלה קרקע לאתרים כמו Nerdwallet, Slickdeals ו-AwardWallet - אם להזכיר כמה.

תווית האימייל היחידה שאני מקדיש לה תשומת לב רבה היא התווית '_חשובה' שלי - המכונה כך כך שהיא צפה לראש רשימת התוויות שלי. בפנים יש לי תוויות משנה לכל מיילים שנשלחו מהשותפים שלי לחדר (בדרך כלל על תכנון אירוע קרוב או לצעוק עליי על הכלים); תווית משנה למיילים שנשלחו מחברה שלי (אותה); ותווית משנה '_to do', בצבע אדום, שבה אני משתמש כדי לעקוב אחר כל משימות דחופות שאני צריך כדי לקבל אחת.

תווית אחרונה - '_shipping' - היא התוכנה שלי לכל דבר מאמזון, UPS, FedEx או USPS. אם זה יגיע אליי הביתה בשלב כלשהו, ​​זה יופיע במשלוח. וזה נחמד לראות קצת (1) מופיע בבוקר, מה שבדרך כלל אומר שמשהו מדהים יגיע בקרוב, אם לא באותו היום.

• ארגון התוויות שלך
  

אחת התכונות השימושיות ביותר של Gmail היא היכולת שלו להציג ולהסתיר תוויות לפי הצורך. זה מאפשר לך לאחסן תוויות ישנות אם השתמשת בהן כדי לעקוב אחר פרויקט שהסתיים לפני זמן מה; זה גם מאפשר לתוויות 'להופיע' בסרגל הצד השמאלי של Gmail בכל פעם שיש לך משהו להסתכל עליו (שאני מוצא שזה מועיל להפליא למשוך את תשומת ליבי).

כדי להתאים את הנראות של התוויות שלך, משוך את תפריט ההגדרות של Gmail על ידי לחיצה על סמל גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה של החלון הראשי שלו ולחיצה על הגדרות. משם, לחץ על תוויות. המסך שצץ לאחר מכן נראה מאיים בהתחלה, אבל זו הדרך הטובה ביותר לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה מעומס תוויות.

לדוגמה, אתה יכול להסתיר תוויות מערכת כמו 'צ'אט' או 'דואר זבל' אם אתה יודע שלעולם לא תצליח לבצע רוט. אתה יכול גם להסתיר את כל הקטגוריות של Gmail, שכבר מוצגות בחלק העליון של החלון הראשי שלו בתצוגת ברירת המחדל של Gmail.

הצג או הסתר תוויות שיצרת או, אם אתה רוצה ללכת על הגישה הדינמית, הגדר אותן כך שיוצגו רק בסרגל הצד שלך אם יש לך הודעות שלא נקראו. עם זאת, זה קצת שקר, מכיוון שאתה יכול גם לגשת לכל תווית שיצרת על ידי לחיצה על כפתור 'עוד' בתחתית רשימת התוויות של סרגל הצד שלך. התוויות הנמוכות האלה לא יופיעו במיקום בולט יותר, אלא אם יש לך הודעה להסתכל עליה.

תן ל-Gmail לעשות עבורך את התיוג שלך

התוויות הן נהדרות והכל, אבל אם יש לך נתח די גדול של דואר אלקטרוני נכנס שאתה צריך להתמודד איתו על בסיס יומי, תהליך הארגון של הכל יכול להרגיש מרתיע. עם זאת, צמד את התוויות שלך לכמה מסנני Gmail יצירתיים, ותיבת הדואר הנכנס שלך תמיין את עצמה באופן אוטומטי בשמך. למרות שסינון הג'ימייל שלך יכול להרגיש מעט מרתיע, ודורש מעט זמן כדי להתקין, זהו תהליך שמשתלם בטווח הארוך.

• הגדרת המסננים הראשונים שלך

הדרך הקלה ביותר ליצור מסנן של Gmail היא ללחוץ על הודעת דוא'ל ולאפשר לג'ימייל ליצור מסנן המבוסס על הפרמטרים של האימייל. לכן, אם חנות הסנדוויצ'ים האהובה עליך מפוצצת אותך באימיילים כל יום, אבל אתה רוצה לוודא שאתה תופס אותם (עבור עסקאות הסנדוויצ'ים המתוקים האלה), פתח את האימייל, לחץ על הלחצן עוד מתחת לסרגל החיפוש של Gmail, ובחר את אפשרות 'סנן הודעות כמו אלה'.

• התאמה אישית של מסנן כדי להפוך אותו מדויק יותר

כאשר אתה נותן ל-Gmail להבין לסנן הודעה, השירות עשוי לסווג דוא'ל לפי ה'רשימה' שלו ולא לכתובת הדוא'ל של השולח. זה אמור להיות בסדר עבור רוב ההודעות השיווקיות, אבל אתה יכול גם למחוק את זה ולהשתמש בתווים כלליים בשדה מאת - כמו *@nameofsandwichplace.com כדי להבטיח שמסנן יקלוט כל הודעה שחברה שולחת לך.

כדי להמשיך את הדוגמה הזו, אם מקום הסנדוויצ'ים שלך מתחיל לשלוח את המיילים שלהם מכתובות המשתמשות במגוון של תת-דומיינים, אתה לא יכול לעשות ריבוי תווים כלליים. אז, נכנסים *@*כריך* בשדה 'מאת' לא ימצא הכל. עם זאת, אתה יכול להשתמש בפסים אנכיים - Shift-Slash לאחור - כדי להוסיף ערכים נוספים למסנן שלך. אז, במקרה הזה, אתה יכול לכתוב *@sandwichplace.com | *@marketing.sandwichplace.com | *@yum.sandwichplace.com לתוך השדה מאת כדי ללכוד מספר הודעות דוא'ל נכנסות מאותה חברה.

אתה יכול גם לנסות ללכת גנרי: הקלדה מאת: סטארבקס צריך למצוא את כל מה שיוצר הקפה שולח לך. תצטרך להיות יותר ספציפי רק אם אתה מנסה לסנן הודעות מסוימות, אבל לא אחרות. לדוגמה, אם אתה רוצה שהודעות מחברת תיאטרון ספציפית יקבלו תווית אחת, במקום כל ההודעות על כל התיאטראות (או תיאטרון בכלל) - או, אם אתה לא מתעסק באמנויות, הודעות מג'ים ספציפי (של The New Hamp-Shire Darkmagics ) במקום כל ג'ים.

• למה כדאי להשתולל עם פילטרים

אתה יכול להיות יצירתי להפליא עם הסינון של Gmail, אפילו להרחיק לכת לנעול לחלוטין את תיבת הדואר הנכנס שלך מחשבונות דוא'ל שעדיין לא רשימת ההיתרים. זה קיצוני, אבל זו אפשרות. (אתה יכול אפילו להשתמש ב-Gmail כדי ליצור כתובות אימייל ללא הגבלה ולסנן כך: לתת לבנקים שלך כתובת 'yourmail+finance@gmail.com', למשל, ו סינון כל הודעות Gmail מבוסס על השדה 'אל:' במקום השדה 'מאת:'.)

קל לי יותר לשמור על כלל פשוט: אם יש לי תווית, צריך שיהיה לי מסנן. אז, במקרה שלי, יש לי מסנן שהוגדר כדי לתייג כל אימייל שאני שולח לעצמי בתור 'To Do', בכוכב את האימייל ולסמן אותו כחשוב - דרך שימושית לשלוח לעצמי תזכורת על כל דבר. המסנן הפיננסי שלי נראה קצת יותר סורר, אבל הוא עובד: מאת:(*@chase.com | *@e.chase.com | *@alertsp.chase.com | *@service.capitalone.com | *@capitalone.com | *@notification.capitalone.com | *@mint .com | *@awardwallet.com)

• אתה יכול להיות יצירתי גם עם פעולות סינון

החצי החשוב השני של תהליך הסינון הוא כל הפעולות האחרות שאתה יכול לשחק איתן לאחר שהגדרת את הטריגרים שלך. קל להגיד ל-Gmail לתייג אימייל מסוים משולח מסוים. כדי לשמור על הבלגן של תיבת הדואר הנכנס הראשית שלך (והלשוניות הקטגוריות, אם אתה משתמש בהן), שקול לומר ל-Gmail שאתה רוצה גם שהודעות הדוא'ל המסוננות הללו ידלגו על תיבת הדואר הנכנס שלך.

זה לא אומר שלא תוכל לקרוא את ההודעות האלה, או להבחין בהן כשתקבל אותן. במקום זאת, תכונת דילוג אוטומטית זו פירושה שתיבת הדואר הנכנס הראשית שלך לא תיסתם בהודעות דוא'ל מחנות הסנדוויצ'ים האהובה עליך; במקום זאת, תראה מספר הולך וגדל על ידי מסנן הסנדוויץ' שלך, מה שמתריע שיש הודעות שאתה צריך להסתכל בהן. אני מוצא את זה הרבה יותר קל לניהול מאשר תיבת דואר נכנס מלאה באימיילים עם מסננים מקודדי צבע, וזה מתפקד קצת יותר כמו הפונקציונליות הקודמת של 'צור כלל' ב-Outlook או ב-Mail שאולי אתה מכיר יותר.